Changer de logiciel d'école de natation sans perte de données : la checklist complète [2026]

Changer de logiciel d'école de natation semble risqué. Vous utilisez votre système actuel depuis des années et tout y est : les données de vos élèves, la progression des enfants, les diplômes. Que se passe-t-il si quelque chose se perd lors du changement ?

Cette peur est compréhensible, mais souvent plus grande que nécessaire. Avec Swimmigo, vous emportez votre liste d'élèves vous-même en quelques minutes. Vous exportez vos données au format CSV, les importez dans l'application et vérifiez le résultat avant que quoi que ce soit ne soit définitif.

Pourquoi changer fait peur

La peur de perdre des données

Une école de natation conserve beaucoup d'informations dans son système. Les noms des enfants, les coordonnées des parents, la progression par exercice, les diplômes, les paiements. L'idée de devoir tout ressaisir est paralysante. Personne ne veut refaire des semaines d'administration.

C'est pourquoi les écoles restent souvent bloquées avec un système qui ne leur convient pas. Changer semble plus coûteux que de rester. Pourtant, rester coûte aussi : du temps, de la frustration et un système qui ne suit pas la croissance.

Ce qui se passe vraiment lors d'un changement

Changer n'est pas tout ou rien. Vous récupérez votre liste d'élèves depuis votre système actuel sous forme de fichier CSV, avec le nom et l'adresse e-mail du parent. Ce fichier vous l'importez dans Swimmigo. Le reste, comme la progression par exercice, vous le construisez ensuite.

Vous n'avez donc pas à tout réinventer. Vous emportez l'essentiel et commencez immédiatement.

Vos données restent à vous

Vous êtes responsable, le logiciel traite

En tant qu'école de natation, vous êtes responsable des données des élèves. Le système que vous utilisez les traite pour votre compte. Si vous arrêtez d'utiliser ce système, le fournisseur doit vous rendre ou supprimer vos données. Votre administration reste donc à vous, même en cas de changement.

L'exportation et la suppression sont légalement encadrées

Le RGPD oblige les fournisseurs à restituer ou supprimer les données si vous arrêtez. Ainsi, vous ne perdez pas vos données d'élèves à cause d'un logiciel qui refuse de les rendre.

La checklist : comment tout emporter

Suivez ces étapes et rien ne sera perdu. Vous le faites vous-même, sans attendre personne.

Étape 1 : exportez vos données élèves

Sortez vos données élèves de votre système actuel. Tout logiciel sérieux peut exporter en CSV ou Excel. Vous n'avez besoin que de deux choses : le nom de l'enfant et l'adresse e-mail du parent. La date de naissance est utile, mais pas obligatoire.

Étape 2 : vérifiez ce que vous voulez garder

Passez en revue vos données avant d'importer. Quelles sont vos groupes, qui est où, qui va bientôt arrêter. Supprimez les données obsolètes pour repartir sur une base propre.

Étape 3 : importez votre liste d'élèves

Chargez votre CSV dans l'application Swimmigo. L'application prépare vos élèves et groupes et vous montre le résultat. Rien n'est définitif tant que vous n'avez pas validé.

Étape 4 : vérifiez le résultat

Vérifiez que tous les enfants sont présents et dans le bon groupe. Si quelque chose ne va pas, vous modifiez l'import. Vous pouvez répéter cela jusqu'à ce que ce soit correct.

Étape 5 : invitez vos parents

Dès que vous êtes satisfait, les parents reçoivent automatiquement une invitation pour suivre leur enfant. Vous n'avez donc pas besoin d'envoyer des mails individuellement.

Étape 6 : gardez votre ancien système un moment

Laissez votre ancien système ouvert quelques semaines. Ainsi, vous avez toujours une solution de secours. Ce n'est qu'une fois que tout fonctionne que vous résiliez l'ancien logiciel.

Erreurs fréquentes lors d'un changement

Tout ressaisir manuellement

Vous n'avez pas besoin de recréer chaque enfant. Importez votre CSV et Swimmigo prépare vos groupes et enfants. La saisie manuelle prend des jours et est sujette aux erreurs.

Résilier immédiatement l'ancien système

Ne résiliez votre ancien logiciel que lorsque vous êtes sûr que tout fonctionne. Gardez-le quelques semaines comme filet de sécurité. C'est la méthode la plus sûre.

Ne pas faire d'export avant d'importer

Faites toujours une exportation d'abord et conservez-la en lieu sûr. Vous avez ainsi une sauvegarde, quoi qu'il arrive pendant le changement.

Comment Swimmigo gère le changement

Votre liste d'élèves est importée en une fois

Swimmigo importe toute votre liste d'élèves en une seule fois. Vous ne commencez donc pas avec une application vide, mais avec vos groupes et enfants existants déjà en place.

Les parents reçoivent automatiquement une invitation

Après l'import, les parents reçoivent automatiquement une invitation. Ils téléchargent l'application, associent leur enfant et voient immédiatement la progression. Vous n'avez pas besoin d'envoyer manuellement des codes ou des liens.

Vous pouvez toujours exporter vous-même

Vos données restent à vous. À tout moment, vous pouvez télécharger une exportation complète depuis Swimmigo. Même si vous souhaitez partir un jour, vous emportez vos données. Ce droit est aussi garanti par le RGPD : vous pouvez toujours transférer vos données.

La progression d'un enfant reste liée au parent

La progression dans la ligne d'apprentissage Swimmigo est attachée à l'enfant et reste chez le parent, même si l'enfant change d'école. Ainsi, un enfant ne perd jamais son historique de natation.

Ce qui est transféré et ce qui ne l'est pas

Ce que vous emportez

Vos données élèves, groupes et coordonnées des parents sont transférés via l'import CSV. La progression dans la ligne d'apprentissage standard Swimmigo reste attachée à l'enfant et au parent.

Ce qui ne se transfère pas automatiquement

Si vous utilisiez dans votre ancien système une méthode d'enseignement propre ou des scores personnalisés, ceux-ci ne sont pas automatiquement transférés vers Swimmigo. Chaque système utilise des noms et codes différents pour les exercices. Vous les définissez une fois dans Swimmigo Studio, où vous construisez votre propre ligne d'apprentissage.

Plus d'informations sur Swimmigo

• L'application pour instructeurs et écoles de natation
• Comment changer pour Swimmigo
• Toutes les fonctionnalités de Swimmigo
• Les abonnements et tarifs

Sources

• Autoriteit Persoonsgegevens : droit au transfert des données (portabilité des données)
• Autoriteit Persoonsgegevens : droit à la suppression des données
• Rijksoverheid : droits à la vie privée sous le RGPD