Wechsel der Schwimmschulsoftware ohne Datenverlust: die komplette Checkliste [2026]

Der Wechsel der Schwimmschulsoftware fühlt sich wie ein Risiko an. Du arbeitest schon seit Jahren mit deinem aktuellen System, in dem alles steht: deine Schülerdaten, der Fortschritt der Kinder, die Diplome. Was, wenn bei dem Wechsel etwas verloren geht?

Diese Angst ist verständlich, aber meist größer als nötig. Bei Swimmigo nimmst du deine Schülerliste selbst in wenigen Minuten mit. Du exportierst deine Daten als CSV, importierst sie in die App und überprüfst das Ergebnis, bevor etwas endgültig ist.

Warum sich der Wechsel beängstigend anfühlt

Die Angst, Daten zu verlieren

Eine Schwimmschule speichert viele Daten im System. Namen der Kinder, Kontaktdaten der Eltern, Fortschritte pro Übung, Diplome, Zahlungen. Die Vorstellung, das alles neu eingeben zu müssen, lähmt. Niemand möchte Wochen an Verwaltung erneut erledigen.

Deshalb bleiben Schulen oft bei einem System, mit dem sie unzufrieden sind. Der Wechsel erscheint teurer als das Bleiben. Dabei kostet das Bleiben auch etwas: Zeit, Frustration und ein System, das nicht mitwächst.

Was beim Wechsel wirklich passiert

Ein Wechsel ist kein Alles-oder-Nichts. Du holst deine Schülerliste aus deinem aktuellen System als CSV-Datei, mit Name und E-Mail-Adresse der Eltern. Diese Datei importierst du in Swimmigo. Den Rest, wie den Fortschritt pro Übung, baust du danach einfach weiter auf.

Du musst also nicht alles neu erfinden. Du nimmst das Wesentliche mit und startest sofort.

Deine Daten bleiben deine Daten

Du bist verantwortlich, die Software verarbeitet

Als Schwimmschule bist du verantwortlich für die Schülerdaten. Das System, das du nutzt, verarbeitet sie in deinem Auftrag. Beendest du die Nutzung des Systems, muss der Anbieter deine Daten zurückgeben oder löschen. Deine Verwaltung bleibt also deine, auch beim Wechsel.

Exportieren und Löschen sind gesetzlich geregelt

Die DSGVO verpflichtet Anbieter, Daten zurückzugeben oder zu löschen, wenn du aufhörst. So verlierst du deine Schülerdaten nicht an ein Paket, das sie nicht herausgeben will.

Die Checkliste: so nimmst du alles mit

Folge diesen Schritten und es geht nichts verloren. Du machst es selbst, ohne auf jemanden zu warten.

Schritt 1: Exportiere deine Schülerdaten

Hole deine Schülerdaten aus deinem aktuellen System. Jedes seriöse Paket kann in CSV oder Excel exportieren. Du brauchst nur zwei Dinge: den Namen des Kindes und die E-Mail-Adresse der Eltern. Das Geburtsdatum ist hilfreich, aber nicht verpflichtend.

Schritt 2: Überprüfe, was du behalten möchtest

Gehe deine Daten vor dem Import durch. Welche Gruppen hast du, wer ist wo, wer hört bald auf. Entferne veraltete Daten, so startest du sauber.

Schritt 3: Importiere deine Schülerliste

Lade deine CSV in die Swimmigo-App hoch. Die App bereitet deine Schüler und Gruppen vor und zeigt dir das Ergebnis. Nichts ist endgültig, bis du sagst, dass es stimmt.

Schritt 4: Überprüfe das Ergebnis

Sieh nach, ob alle Kinder drin sind und in der richtigen Gruppe. Stimmt etwas nicht, passt du den Import an. Du kannst das wiederholen, bis alles passt.

Schritt 5: Lade die Eltern ein

Sobald du zufrieden bist, erhalten die Eltern automatisch eine Einladung, ihr Kind zu verfolgen. Du musst also nicht jeden einzeln mailen.

Schritt 6: Behalte dein altes System noch eine Weile

Lass dein altes System noch ein paar Wochen offen. So hast du immer etwas zum Zurückgreifen. Erst wenn alles läuft, kündigst du das alte Paket.

Häufige Fehler beim Wechsel

Alles manuell neu eingeben

Du musst nicht jedes Kind neu anlegen. Importiere deine CSV und Swimmigo bereitet deine Gruppen und Kinder vor. Manuelle Eingabe kostet Tage und ist fehleranfällig.

Altes System sofort kündigen

Kündige dein altes Paket erst, wenn du sicher bist, dass alles läuft. Behalte es noch ein paar Wochen als Sicherheitsnetz. Das ist die sicherste Reihenfolge.

Keinen Export vor dem Import machen

Mache immer zuerst einen Export und bewahre ihn sicher auf. So hast du ein Backup, egal was beim Wechsel passiert.

So regelt Swimmigo den Wechsel

Deine Schülerliste wird auf einmal mitgenommen

Swimmigo importiert deine gesamte Schülerliste auf einmal. Du startest also nicht mit einer leeren App, sondern mit deinen bestehenden Gruppen und Kindern.

Eltern erhalten automatisch eine Einladung

Nach dem Import erhalten die Eltern automatisch eine Einladung. Sie laden die App herunter, verbinden ihr Kind und sehen sofort den Fortschritt. Du musst keine Codes oder Links manuell versenden.

Selbst exportieren ist jederzeit möglich

Deine Daten bleiben deine Daten. Jederzeit kannst du selbst einen vollständigen Export aus Swimmigo herunterladen. Auch wenn du irgendwann wieder wechseln möchtest, nimmst du deine Daten mit. Dieses Recht hast du auch unter der DSGVO: Du darfst deine Daten jederzeit übertragen.

Der Fortschritt eines Kindes bleibt bei den Eltern

Der Fortschritt in der Swimmigo-Lernlinie ist dem Kind zugeordnet und bleibt bei den Eltern, auch wenn ein Kind die Schule wechselt. So verliert ein Kind nie seine Schwimmhistorie.

Was mitgenommen wird und was nicht

Was du mitnimmst

Deine Schülerdaten, Gruppen und Kontaktdaten der Eltern werden über den CSV-Import mitgenommen. Der Fortschritt in der Standard-Swimmigo-Lernlinie bleibt beim Kind und den Eltern.

Was nicht automatisch mitgenommen wird

Hast du in deinem alten System eine eigene Unterrichtsmethode oder eigene Bewertungen verwendet, werden diese nicht automatisch zu Swimmigo übertragen. Jedes System verwendet andere Namen und Codes für Übungen. Diese legst du einmalig in Swimmigo Studio fest, wo du deine eigene Lernlinie baust.

Mehr über Swimmigo

• Die App für Trainer und Schwimmschulen
• Wie der Wechsel zu Swimmigo funktioniert
• Alle Funktionen von Swimmigo
• Die Abonnements und Kosten

Quellen

• Autoriteit Persoonsgegevens: Recht auf Datenübertragung (Datenportabilität)
• Autoriteit Persoonsgegevens: Recht auf Datenlöschung
• Rijksoverheid: Datenschutzrechte unter der DSGVO