Overstappen van zwemschoolsoftware zonder dataverlies: de complete checklist [2026]

Overstappen van zwemschoolsoftware voelt als een risico. Je draait al jaren met je huidige systeem en daar staat alles in: je leerlinggegevens, de voortgang van kinderen, de diploma's. Wat als er iets kwijtraakt bij de overstap?

Die angst is logisch, maar meestal groter dan nodig. Bij Swimmigo neem je je leerlinglijst zelf mee in een paar minuten. Je exporteert je gegevens als CSV, importeert ze in de app en controleert het resultaat voordat er iets definitief is.

Waarom overstappen eng voelt

De angst om data te verliezen

Een zwemschool bewaart veel in zijn systeem. Namen van kinderen, contactgegevens van ouders, de voortgang per oefening, diploma's, betalingen. Het idee dat je dat allemaal opnieuw moet invoeren is verlammend. Niemand wil weken administratie overdoen.

Daardoor blijven scholen hangen bij een systeem waar ze niet blij mee zijn. De overstap voelt duurder dan blijven zitten. Terwijl blijven zitten ook iets kost: tijd, frustratie en een systeem dat niet meegroeit.

Wat er echt gebeurt bij een overstap

Een overstap is geen alles-of-niets. Je haalt je leerlinglijst uit je huidige systeem als een CSV-bestand, met naam en e-mailadres van de ouder. Dat bestand importeer je in Swimmigo. De rest, zoals de voortgang per oefening, bouw je daarna gewoon verder op.

Je hoeft dus niet alles opnieuw te verzinnen. Je neemt de kern mee en start meteen.

Je data blijft van jou

Jij bent verantwoordelijk, de software verwerkt

Als zwemschool ben jij verantwoordelijk voor de leerlinggegevens. Het systeem dat je gebruikt, verwerkt ze namens jou. Stop je met dat systeem, dan moet de leverancier je gegevens teruggeven of verwijderen. Je administratie blijft dus van jou, ook als je overstapt.

Exporteren en wissen zijn wettelijk geregeld

De AVG verplicht leveranciers om gegevens terug te geven of te wissen als jij stopt. Zo raak je je leerlinggegevens niet kwijt aan een pakket dat ze niet wil afgeven.

De checklist: zo neem je alles mee

Volg deze stappen en er gaat niets verloren. Je doet het zelf, zonder op iemand te wachten.

Stap 1: exporteer je leerlinggegevens

Haal je leerlinggegevens uit je huidige systeem. Elk serieus pakket kan exporteren naar CSV of Excel. Je hebt maar twee dingen nodig: de naam van het kind en het e-mailadres van de ouder. De geboortedatum is handig, maar niet verplicht.

Stap 2: kijk wat je wilt bewaren

Loop je gegevens na voordat je importeert. Welke groepen heb je, wie zit waar, wie stopt binnenkort. Haal verouderde gegevens er alvast uit, dan begin je schoon.

Stap 3: importeer je leerlinglijst

Upload je CSV in de Swimmigo-app. De app zet je leerlingen en groepen klaar en laat je het resultaat zien. Niets is definitief tot jij zegt dat het klopt.

Stap 4: controleer het resultaat

Kijk of alle kinderen erin staan en in de juiste groep zitten. Klopt er iets niet, dan pas je de import aan. Je kunt dit herhalen tot het goed is.

Stap 5: nodig je ouders uit

Zodra je tevreden bent, krijgen de ouders automatisch een uitnodiging om hun kind te volgen. Je hoeft dus niet iedereen apart te mailen.

Stap 6: houd je oude systeem nog even aan

Laat je oude systeem nog een paar weken open staan. Zo heb je altijd iets om op terug te vallen. Pas als alles draait, zeg je het oude pakket op.

Veelgemaakte fouten bij een overstap

Alles handmatig opnieuw invoeren

Je hoeft niet elk kind opnieuw aan te maken. Importeer je CSV en Swimmigo zet je groepen en kinderen klaar. Handmatig invoeren kost dagen en is foutgevoelig.

Je oude systeem meteen opzeggen

Zeg je oude pakket pas op als je zeker weet dat alles draait. Houd het nog een paar weken aan als vangnet. Dat is de veiligste volgorde.

Geen export maken voordat je importeert

Maak altijd eerst een export en bewaar die ergens veilig. Dan heb je een back-up, wat er ook gebeurt tijdens de overstap.

Zo regelt Swimmigo de overstap

Je leerlinglijst komt in één keer mee

Swimmigo importeert je hele leerlinglijst in één keer. Je start dus niet met een lege app, maar met je bestaande groepen en kinderen er al in.

Ouders krijgen automatisch een uitnodiging

Na de import krijgen ouders vanzelf een uitnodiging. Ze downloaden de app, koppelen hun kind en zien meteen de voortgang. Jij hoeft geen codes of links handmatig te versturen.

Zelf exporteren kan altijd

Je gegevens blijven van jou. Op elk moment download je zelf een volledige export uit Swimmigo. Ook als je ooit weer weg wilt, neem je je data mee. Dat recht heb je ook onder de AVG: je mag je gegevens altijd overdragen.

Voortgang van een kind blijft bij de ouder

De voortgang in de Swimmigo-leerlijn hangt aan het kind en blijft bij de ouder, ook als een kind wisselt van school. Zo raakt een kind nooit zijn zwemverleden kwijt.

Wat meegaat en wat niet

Wat je meeneemt

Je leerlinggegevens, groepen en contactgegevens van ouders gaan mee via de CSV-import. De voortgang in de standaard Swimmigo-leerlijn blijft bij het kind en de ouder.

Wat niet automatisch meegaat

Gebruikte je in je oude systeem een eigen lesmethode of eigen scores, dan gaan die niet automatisch naar Swimmigo over. Elk systeem gebruikt andere namen en codes voor oefeningen. Die leg je eenmalig vast in Swimmigo Studio, waar je je eigen leerlijn bouwt.

Meer over Swimmigo

• De app voor instructeurs en zwemscholen
• Hoe overstappen naar Swimmigo werkt
• Alle functies van Swimmigo
• De abonnementen en kosten

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: recht op gegevens overdragen (dataportabiliteit)
• Autoriteit Persoonsgegevens: recht op gegevens verwijderen
• Rijksoverheid: privacyrechten onder de AVG